Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko zmiana techniczna w sposobie wystawiania dokumentów księgowych, ale przede wszystkim wyzwanie dla dotychczasowej praktyki rozliczeń między kontrahentami. Jednym z najczęściej pojawiających się pytań jest to, czy moment wystawienia faktury w systemie KSeF jest tożsamy z rozpoczęciem biegu terminu płatności.
Odpowiedź na to pytanie nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać.
Automatyzm, którego nie ma
Wielu przedsiębiorców zakłada, że skoro faktura została wysłana do państwowego systemu, to termin jej płatności zaczyna biec automatycznie. W rzeczywistości jednak samo techniczne „wystawienie” dokumentu w KSeF niekoniecznie rodzi bezpośrednie skutki cywilnoprawne w relacji z klientem.
Nabywca może nie mieć wiedzy o tym, że faktura pojawiła się w systemie, a przepisy nie wprowadzają w tym zakresie automatycznego obowiązku płatności od razu po jej wygenerowaniu.
Dla biznesu oznacza to istotne ryzyko: wystawca faktury może oczekiwać przelewu, podczas gdy nabywca – zgodnie z prawem i dotychczasową praktyką – czeka na skuteczne doręczenie informacji o zobowiązaniu.
Kluczowa rola postanowień umownych
Aby uniknąć sporów dotyczących tego, kiedy mija termin zapłaty, niezbędne jest precyzyjne uregulowanie tej kwestii w umowach. Obecnie większość umów operuje sformułowaniami dostosowanymi do tradycyjnego obiegu dokumentów, które w starciu z KSeF stają się nieprecyzyjne lub wręcz sprzeczne z nowym systemem.
Prawidłowo sformułowane postanowienia umowne powinny pozwolić na:
- jednoznaczne określenie, które zdarzenie, np. nadanie numeru KSeF, rozpoczyna odliczanie dni na zapłatę,
- wyeliminowanie wątpliwości dotyczących momentu wymagalności roszczenia,
- zabezpieczenie płynności finansowej przedsiębiorstwa poprzez synchronizację procesów księgowych z prawnymi obowiązkami zapłaty.
Zadbaj o swoje bezpieczeństwo finansowe
Wdrożenie KSeF to najlepszy moment, aby przyjrzeć się stosowanym wzorcom umownym i dostosować je do nowej rzeczywistości gospodarczej. Brak precyzji w tym zakresie może prowadzić do niepotrzebnych opóźnień w płatnościach lub trudnych do rozstrzygnięcia sporów z kontrahentami.
Zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią. Przeanalizujemy Państwa obecne umowy i zaproponujemy rozwiązania, które w sposób bezpieczny i klarowny powiążą proces fakturowania w systemie KSeF z terminami płatności, chroniąc Państwa interesy w relacjach z partnerami biznesowymi.
Jedna zmiana w umowie może oszczędzić Państwu wielu miesięcy nieporozumień.